PENGERTIAN MANAJEMEN

 Arti dan fungsi manajemen
definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti fayol,terry,taylor adalah berbeda-beda,tetapisemuanya mempunyai pengertian yang sama.berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemenyang diberikan oleh professor oei liang lee.

Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan,mengkoordinasi,mengarahkan,
Mengorganisasi,serta mengawasi tenaga manusia dangan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi tersebut tentang manajemen,dapat diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi,yaitu:
1.perencanaan
2.pengkoordinasian
3.pengarahan
4.pengorganisasian
5.pengawasan

Kelima fungsi manajemen ini sangat penting didalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan berjalan dengan baik. Sehingga tujuan dapat tercapai.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu.perencanaan ini menggambarkan:
a.apa
b.bagaimana
c.mengapa
d.kapan akan dilakukan
setelah perencanaan disusun,baru ditetapkan siapa yang akan melakukan,bagaimana pembagaian kerjanya,bagaimana wewenangnya, tanggung jawab serta pertanggung jawaban masing-masing kegiatan.mereka (pelaksana organisasi)terdiri atas orang yang mempunyai berbagai macam keinginan,kebutuhan serta pola berpikir yang berbeda-beda


 Jenjang manajemen
Perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga manajemen yaitu:
1.manajemen puncak atau manajemen eksekutif
2.manajemen madya atau manajemen administrative
3.manajemen operasional atau manajemen supervisori.

a.manajemen puncak
jenjang ini jenjang tertinggi,biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun.biasanya meliputi dewan direktur,dierktur utama,dan pimpinan lain.manajemen ini menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan penting tentang hal seperti pengabungan,produk baru,dan pengeluaran saham.

b.manajemen madya
jenjang ini meliputi pimpinan pabrik atau manajer divisi.para manejer ini
mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan
rencana umum dari manajer puncak.

c.manajemen operasional
manajemen ini jejjang terendah tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang
dibuat oleh para manajer madya.manajemen ini disebut “supervisor garis pertama”
karena mereka bertanggung jawab melakukan supervise kepada para karyawan yang
mengerjakan kegiatan harian.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

 Gerakan manajemen ilmiah
Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara yang efisien untuk mengelola produktivitas dan pada saat yang sama menurunkan biaya produksi.dalam buku taylor yang muncul tahun 1911 yang berjudul the principles of scientific management prinsipnya yaitu:

Prinsip 1:semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisi guna menentukan satu cara
Terbaik untuk menyelesaikannya.
Prisip 2: orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara
Ilmiah
Prinsip 3:kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji
Pemegang jabatan dengan dasar insetif,yaitu menyamakan gaji dengan hasil
Kerjanya.
Prinsip 4:menempatkan manajer dalam perencanaan,persiapan dan pemeriksaan
Pekerjaan.


SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
Beberapa macam-macam sekolah manajemen :

 Sekolah klasik
Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi manajemen primer,yaitu perencanaan,pengorganisasian,pengarahan,dan pengendalian.


 Sekolah perilaku
Sekolah perilaku juga disebut leadership,human relations,atau behavioral sciences
School of management. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untu memahami manusia .para manajer perlu mengetahui bagaimana memotivasi bawahan yang mereka pimpin.

 Sekolah ilmu manajemen
Sekolah ini melibatkan matematik dan statistic.model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah operasional perencanaan dan pengendalian.ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah bisnis.

 Analisis sistem
Analisis sistem menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan.sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian independent yang beinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi.


 Manajemen hasil
Manajemen by objectives atau MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.MBO memusatkan perhatian pada hasil,bkan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan.angapan yang ada pada MBO adalah bahwa hasil yang dibuat oleh manajer atau karyawan merupakan sesuatu yang penting,bukannya seberapa besar kesibukan mereka.
Adapun keburukan MBO antara lain:
• Untuk beberapa tugas,MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.
• MBO hanya sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.
• MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk masalah manajemen .
• Tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada.

 Bentuk perencanaan
Berikut ini macam-macam bentuk perencanaan:

a.tujuan (objective)
tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan,dandiusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.semua orang harus mengetahui tujuan dalam organisasi yang hendak dicapainya,agar kegiatan yang dilakukan tidak saling bertentangan.

b.kebijakan (policy)
kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan untuk mencapai tujuan.

c.strategi
strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.dalam berstrategi harus diperhatikan beberapa faktor yaitu:ketepatan waktu,ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.

d.prosedur
prosedur merupakan rangkaian tindakan yangakan dilaksanakan untuk waktu mendatang.

e.aturan (rule)
aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

f.program
program merupakan campuran antara kebijakan prosedur,aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget).dalam organisasi biasanya program dibuat dua macam,yakni:program umum dan program khusus.program umum meliputi seluruh organisasi,sedangkan program khusus hanya mencakup kegiatan dari masing-masing bagian yang ada dalam orhanisasi tersebut.

 Kegunaan perencanaan
Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah:

a.mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
b.mengarahkan perhatian pada tujuan
c.memperingan biaya
d.merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan


 langkah –langkah penyusunan perencanaan
a.menetapkan tujuan
b.menyusun anggapan-angapan (premising)
c.menetukan berbagai alternatif tindakan
d.mengadakan penilaian terhadap alternatif tindakan yang sudah dipilih
e.mengambil keputusan
f.menyusun rencana pendukung

 perencanaan merupakan proses pendekatan yang rasional
dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan,dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.

 Jangka waktu perencanaan
Menurut jangka waktunya,perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok yaitu:
a.perencanaan jangka pendek
b.perencanaan jangka menengah
c.perencanaan jangka pendek


 faktor-faktor yang membatasi perencanaan
faktor yang membatasi perencanaan yaitu:
a.sulitnya mencari anggapan secara teliti
b.perubahan yang sangat cepat
c.kelakuan internal
kelakuan internal dapat berupa:
• kelakuan psikhologis
• kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan
• kekakuan sumber daya dan dana
d.kekakuan eksternal
e.waktu dan biaya

 pengambilan keputusan
a.syarat pengambilan keputusan
beberapa syarat pengambilan keputusan antara lain:
• harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif
• harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya
• harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan untuk mencapai tujuan
• harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik
.b.alat pengambilan keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti:
1.operation research
2.teori robabilitas
3.linear progammaing

Selain alat-alat diatas ada juga alat-alat dibawah ini:
• analisa risiko
pertimbangan untuk memasarkan produk baru kepasar misalnya,tergantung kepada beberapa variabel kritis berikut:
o biaya pengenalan
o biaya produksi
o investasi modal yang dibutuhkan
o harga
o market share yang dapat dicapai

• pohon keputusan (decision tree)
cara lain yang dapat ditempuh untuk menganalisis keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan.

PENGORGANISASIAN
Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok,yaitu:personalia,fungsi dan faktor-faktor fisik.fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi,personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.
Hubungan yang timbul didalam organisasi dapat berbentuk:hubungan informal dan hubungan formal.

a.hubungan informal
hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi atau tidak disengaja.

b.hubungan formal
hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja.
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu:

1.tanggung jawab
Tanggung jawab adalah kewajiban bagi individu untuk melaksanakan tugas yang telah dengan cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yang diterima.
2.wewenang
Wewenang adalah hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang,juga merupakan hak untuk meminta kepada orang lain melakukan sesuatu.
3.pertanggung jawaban
Aliran pertanggung jawaban ini merupakan kebalikan dari arus wewenang.

 POLA HUBUNGAN ANTAR KOMPONEN ORGANISASI
Penentuan tugas-tugas yang hendak dijalankan haruslah didasarkan pada suatu tujuan.jadi antara tujuan.fungsi,tanggung jawab,wewenang serta pertanggung jawaban mempunyai hubungan yang erat dan berkaitan satu dengan lainnya.

 RENTANGAN KEKUASAAN
Faktor-faktor yang mempengaruhi antara pimpinan dengan bawahan antara lain:
a.latihan dari bawahan
b.pendelegasian wewenang
c.perencanaan
d.teknik komunikasi
 DASAR PENGGOLONGAN BAGIAN DIDALAM ORGANISASI
Pengelompokkan menjadi bagian-bagian didalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini:

a.didasarkan pada suatu angka
b.didasarkan pada waktu
c.didasarkan pada fungsi perusahaan
d.didasarkan pada luas daerah operasi
e.didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan
f.didasarkan pada jenis langganan

 Karakteristik struktur organisasi
Setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar,yaitu:

a.keseimbangan dalam organisasi
b.fleksibel


PENGARAHAN
 Prinsip-prisip pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip,yaitu:

a.prisip mengarah kepada tujuan
pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapat dukungan/bantuan dari faktor-faktor lain seperti:perencanaan,struktur organisasi,tenaga kerja yang cukup,pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.prinsip keharmonisan dengan tujuan
orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkin tidak persis sama dengan tujuan perusahaan.

c.prinsip kesatuan komando
prinsip komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan.

 Cara-cara pengarahan
Ada beberapa cara pengarahan yang dapat dilakukan yaitu:
a.orientasi
orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baikinformasi yang diberikan di dalam orientasi dapat berupa antara lain:
1.tugas itu sendiri
2.tugas lain yang ada hubungannya
3.ruang lingkup tugas
4.tujuan dari tugas
5.delegasi wewenang
6.cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja
Dan sebagainya

b.perintah
perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan terentu pada keadaan tertentu.adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa:
 Perintah umum dan khusus
Penggunaan perintah ini sangat tergantung kepada preferensi manajer ,kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan.perintah umum mempunyai sifat yang luas sedang perintah khusus bersifat lebih menditail.
 Perintah lisan dan tertulis
Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangat mempengaruhi apakah perintah harus diberikan secara tertulis atau dengan lisan saja.
 Perintah formal dan informal
Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan didalam organisasi.sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan.

c.delegasi wewenang
pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah.dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagaian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

 Komunikasi
Ada beberapa pendapat tentang komunikasi,antara lain dikemukakan oleh American training director,newman dan kontz.dari beberapa pendapat dapat diambil kesimpulan:
a. didalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang
b. hubungan yang timbul didalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan,pendapat,atau informasi
c. komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian.
d. Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan kata-kata ,surat,kode atau symbol.

.beberapa prinsip dalam berkomunikasi:
1.komunikasi harus jelas
2.prinsip integritas
3.prinsip penggunaan organisasi informal

 Motivasi
Motivasi mempunyai dua macam bentuk ,yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.

a.motivasi positif
motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkatkepuasan tertentu.

b.motivasi negatif
motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu dengan terpaksa.

Motivasi diharapkan dapat menjadi dasar perangsang untuk meningkatkan kreativitas seseorang.dalam hal ini perlu diperhatikan masalah-masalah seperti berikut ini:
 Kreativitas dipandang sebagai dasar penentuan kualitas seseorang.
 Masalah kreativitas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang memrlukan pemecahan.

PENGKOORDINASIAN

 Prinsip-prinsip koordinasi
Ada tiga macam prinsip koordinasi:

a.prinsip kontak langsung
prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertical.

b.prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi

c.hubungan timbale balik diantara faktor-faktor yang ada


 Pelaksanaan fungsi koordinasi
Untuk melaksanakan fungsi koordinasi,manajer dapat menempuh dua cara yaitu:

a.menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksanannya koordinasi.
b.memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.


PENGAWASAN

Dengan pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan .dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar seperti:
a.penyusunan kembali rencana baru
b.menetapkan sasaran target baru
c.perubahan struktur organisasi
d.perbaikan cara penerimaan pegawai
e.dan sebagainya.

 Langkah-langkah pengawasan
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah:

a.menciptakan standard
standard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan.standard yang dibuat biasanya didasarkan pada suatu kondisi atau kemampuan kerja yang normal.bentuk standard ada dua yaitu standarr kuantitatif dan standard kualitatif.standard kuantitatif dinyatakan dalam satuan tertentu,sperti jam tenaga kerja sedangkan standard kualitatif berupa pendapat umum.

b.membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard

c.melakukan tindakan koreksi
dalam kegiatan koreksi ada beberapa pengambilan tindakan koreksi ini adalah :
 Menghayati masalah yang dihadapi
 Mencari kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan
 Menentukan cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.


SYARAT-SYARAT PENGAWASAN YANG BAIK

a.pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas)

b.pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera

c.pengawasan harus mempunyai pandangan kedepan

d.pengawasan harus obyektif,teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan

e.pengawasan harus luwes

f.pengawasan harus serasi dengan pola organisasi

g.pengawasan harus ekonomis

h.pengawasan harus muidah dimengerti

i.pengawasan harus diikuti dengan perbaikan.